از تکنیک های مذاکره چه می‌دانید؟

مذاکره فرایند ارتباط و گفتگو بین دو یا چند طرف با هدف رسیدن به توافق بر سر یک موضوع مشخص است. در این فرایند افراد تلاش می‎کنند با استفاده از استدلال، پیشنهاد و مصالحه به نتیجه‌ای برسند که تا حد ممکن نیازها و منافع هر دو طرف را تأمین کند.

مذاکره یک مهارت و توانایی کلیدی برای پیشرفت و ایجاد روابط موفق و پایدار است. در زندگی حرفه‌ای به حل تعارضات در محیط کار کمک می‌کند، موجبات دستیابی به قراردادهای بهتر در معاملات تجاری را فراهم می‌کند، سبب تقویت روابط کاری، افزایش همکاری و توانایی در مدیریت پروژه‌ها و تیم‌ها می‌شود.

علاوه بر این در زندگی شخصی نیز پیامدهای مثبتی مانند ایجاد تعاملات مؤثر در روابط خانوادگی و دوستانه، حل اختلافات به شکل سازنده و مدیریت زمان و منابع در مواجهه با نیازهای متعارض خواهد شد. برای برخورداری از این مهارت یادگیری و تسلط بر برخی تکنیک های مذاکره اهمیت بسیار دارد که در ادامه بیشتر به آن‌ها خواهیم پرداخت.

مذاکره چیست؟

همانطور که گفتیم مذاکره فرایندی تعاملی و هدفمند است که در آن افراد یا گروه‌ها با تبادل اطلاعات، ارائه پیشنهادها و تلاش برای درک نیازها و منافع یکدیگر به دنبال رسیدن به توافق یا حل یک مسأله هستند. این فرایند می‌تواند شامل چلنه‌زنی، سازش و خلاقیت در یافتن راه‌حل‌های مشترک باشد. در واقع مذاکره را می‌توان یک هنر و مهارت در نظر گرفت که توانایی ایجاد نتایجی مطلوب برای طرفین را در هر موقعیتی، از مسائل روزمره تا تصمیم‌گیری‌های پیچیده، فراهم می‌کند.

اصول مذاکره موفق

برخی از اصول مذاکره موفق که برای رسیدن به نتیجه مطلوب باید آن‌ها را مد نظر قرار داد عبارتند از:

• شناخت نیازها و اهداف طرفین: شناخت نیازها و اهداف طرفین یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر مذاکره است. این اصل به افراد کمک می‌کند تا درک درستی از خواسته‌ها، محدودیت‌ها و انگیزه‌های طرف مقابل داشته باشند. برای رسیدن به این هدف باید سعی کنید که سؤالات باز بپرسید، به نشانه‌ها و جزئیات مانند واژگان، سکوت‌ها و ... توجه کنید، به رفتار و زبان بدن طرف مقابل دقت کنید و ... .


• ایجاد فضای اعتماد و احترام: همواره اصل صداقت و احترام را در تعاملات خود حفظ کنید. ایجاد یک ارتباط مثبت می‌تواند به کاهش تنش و افزایش همکاری منجر شود.


• تمرکز بر نتایج بلند مدت: این اصل بر اهمیت حفظ روابط و ایجاد ارزش پایدار تأکید دارد، نه فقط دستیابی به نتیجه فوری. به همین خاطر بیشتر بر حفظ روابط تأکید دارد تا کسب منافع کوتاه مدت، برای کاهش تنش‌ها تلاش می‌کند و مذاکره را به نحوی پیش می‌برد که زمینه‌ساز همکاری‌های بعدی باشد.


• تفکر برد - برد: هدف این اصل یافتن راه‌حل‌هایی است که هر دو طرف مذاکره را راضی کند و به جای رقابت بر همکاری تمرکز دارد. به همین جهت احترام متقابل، همکاری به جای مقابله و مقاومت و نوآوری در حل مسأله در این میان اهمیت ویژه‌ای می‌یابند.

تکنیک های کلیدی مذاکره

برخی از مهم‌ترین تکنیک های مذاکره که معمولاً در یک دوره اصول و فنون مذاکره بر آن‌ها تأکید می‌شود، عباتند از:

• آمادگی و تحقیق: سعی کنید اطلاعات جامع و کاملی درباره موضوع مذاکره، طرف مقابل و اهداف خود جمع‌آوری کنید تا با آمادگی کامل مذاکره شروع کنید و بتوانید از این طریق بهترین و بدترین سناریوها را پیش‌بینی کنید.


• گوش دادن فعال: با دقت تمام به صحبت‌های طرف مقابل گوش دهید و حتماً از طرح سؤالات روشن برای درک بهتر استفاده کنید. گاهی اوقات با تکرار نکات کلیدی به طرف مقابل نشان دهید که حرف‌های او را با دقت گوش داده و درک کرده‌اید.


• زبان بدن مؤثر: توجه کنید که تماس چشمی مناسب، حالات بدن مطمئن و تن صدای آرام اعتماد طرف مقابل را جلب می‌کند. به زبان بدن طرف مقابل نیز توجه کنید تا بتوانید احساسات او را درک کنید.


• تأکید بر منافع نه مواضع: به جای پافشاری بر خواسته‌های خود روی نیازها و منافع هر دو طرف تمرکز کنید. در این فرایند از پرسش «چرا برای شما مهم است؟» استفاده کنید.


• ارائه گزینه‌های متنوع: همیشه به دنبال راه‌حل‌های خلاقانه و منعطف باشید. سعی کنید چند راه‌حل ارائه دهید که هر دو طرف مذاکره را راضی کند.


• تکنیک سکوت: گاهی سکوت کردن طرف مقابل را به ادامه صحبت و افشای اطلاعات بیشتر ترغیب می‌کند.


• استفاده از چهارچوب‌سازی: مسائل را به گونه‌ای مطرح کنید که برای طرف مقابل جذاب و منطقی به نظر برسد.


• مدیریت احساسات: خونسردی خود را حفظ کنید و از واکنش‌های هیجانی اجتناب کنید. در صورتی که احساسات شما شدت گرفت برای زمان کوتاهی درخواست استراحت کنید.


• دانستن نقطه ترک مذاکره (BATNA): BATNA به معنای بهترین گزینه‌ای است که در صورت شکست مذاکرات می‌توانید از آن استفاده کنید. این جایگزین، معیار تعیین حداقل قابل قبول در مذاکره است. این به شما کمک می‌کند که بدانید چه زمانی باید مذاکره را ترک کنید.


• مکتوب کردن توافقات: پس از رسیدن به توافق موارد را مستند کنید تا از سوءتفاهم‌های احتمالی آینده پیشگیری شود.


• انعطاف‌پذیری در مذاکره: انعطاف‌پذیری به معنای آمادگی برای تغییر رویکرد و تصمیمات بر اساس شرایط جدید است.این ویژگی به فرد کمک می‌کند که به نیازهای طرف مقابل پاسخ دهد، مشکلات را حل کند و روابط بلند مدت بسازد. برای انعطاف‌پذیر بودن سعی کنید با دقت گوش دهید و آماده تغییر نظر باشید.

• مدیریت زمان: تکنیک مذاکره مدیریت زمان به معنای استفاده مؤثر از زمان در مذاکره است تا هدف‌ها به سرعت و بدون اتلاف وقت به دست آید. برای مدیریت زمان برنامه‌ریزی کنید، بر روی موضوعات اصلی تمرکز کنید و اگر مذاکره به بن‌بست رسید درخواست استراحت کنید.


• توجه به زبان بدن: زبان بدن شامل حرکات و حالات صورت، تماس چشمی و وضعیت بدن است که احساسات و اهداف شما را منتقل می‌کند. برای استفاده مؤثر از زبان بدن، تماس چشمی مناسب برقرار کنید، بدن خود را باز و در حالتی مطمئن نگه دارید و از زبان بدن مثبت استفاده کنید.


• تکنیک نرمی و سختی: در مراحل اولیه مذاکره با لحن دوستانه و همدلانه وارد شوید تا اعتماد طرف مقابل را جلب کنید (نرمی). زمانی که به نقاط حساس رسیدید به طور محکم و قاطعانه خواسته‌های خود را مطرح کنید (سختی).


• تکنیک چانه‌زنی متقابل: وقتی طرف مقابل به شما امتیازی می‌دهد شما هم باید امتیاز مشابهی به او بدهید. این عمل موجب ایجاد تعادل و افزایش احتمال توافق خواهد شد. این روش به طرفین این احساس را می‌دهد که در حال دریافت چیزی در مقابل چیز چیز دیگر هستند و باید با یکدیگر همکاری کنند.

استفاده از تکنیک های مذاکره به افراد کمک خواهد کرد که فرایند مذاکره را با موفقیت بیشتر پی ببرند و با سرعت بیشتری به نتایج مطلوب و تأمین منافع خود برسند.

استراتژی‌های پیشرفته در مذاکره

استراتژی‌های پیشرفته شامل تکنیک هایی هستند که می‌توانند به شما کمک کنند تا نتایج بهتری به دست آورید و طرف مقابل را متقاعد کنید. بر خی از این موارد از قرار زیر هستند:

تفکر خلاق

تفکر خلاق در مذاکره به معنای یافتن راه‌حل‌های جدید و نوآورانه است که معمولاً از دیدگاه‌های سنتی فراتر می‌روند. این استراتژی به شما می‌کند که به جای رقابت یا محاسبات ساده راه‌حلهایی پیدا کنید که به نفع هر دو طرف مذاکره باشد. این امر در حل مشکلات پیچیده به شما کمک می‌کند و به طرفین این امکان را می‌دهد که به توافقات غیرمنتظره‌ای برسند که شاید قبلاً به ذهن‌شان نمی‌رسید. تحقق آن از طرق راهکارهایی مانند ترکیب ایده‌ها، تفکر خارج از چهارچوب و سؤالات باز امکان‌پذیر خواهد بود.

تاکتیک‌های فشار

این مورد به اقداماتی اشاره دارد که برای ایجاد فشار بر طرف مقابل و ترغیب به پذیرش شرایط شما طراحی شده‌اند. این تکنیک های مذاکره می‌توانند به روش‌های مختلف مانند تهدید، محدود کردن زمان یا نشان دادن گزینه‌های محدود اعمال شوند. از این مورد می‌توان برای تسریع روند توافق و تأثیرگذاری بر طرف مقابل استفاده کرد. بهتر است که به جای تهدید یا فشار منفی سعی کنید طرف مقابل را با ایجاد احساس ضرورت یل فرصت برای همکاری تحت فشار قرار دهید.

تعامل و ایجاد ارزش

تعامل و ایجاد ارزش: تعامل و ایجاد ارزش به معنای یافتن راه‌حلهایی است که به هر دو طرف کمک می‌کند تا بیشتر از توافق بهره‌مند شوند. این رویکرد به جای تمرکز بر گرفتن سهم بیشتر، بر همکاری و خلق نتایج مفیدتر برای هر دو طرف تمرکز دارد، به ایجاد شرایط برد برد کمک می‌کند و با تقویت روابط به استحکام و بلند مدت بودن آن‌ها کمک می‌کند. کافی است برای درک نیازها و خواسته‌های طرف مقابل وقت بگذارید، پیشنهادات متنوع ارائه دهید و به جای ایجاد فضای رقابتی از منابع مترک استفاده کنید.

استراتژی فرایند همکاری

 به جای رقابت بر منافع مشترک و تلاش برای پیدا کردن راه‌حلهایی که منافع هر دو طرف را تأمین کند، تمرکز کنید. این رویکرد به مذاکره‌کنندگان کمک می‌کند که تا به یک توافق برد – برد دست پیدا کنند.

استفاده از تأخیر تاکتیکی

در صورت مواجهه با فشار زیاد مذاکره را به تعویق بیندازید. این تأخیر به شما فرصت خواهد داد تا استراتژی خود را دوباره ارزیابی کنید یا طرف مقابل را به نحوی تحت فشار قرار دهید. در این روش زمان به شما اجازه می‌دهد که گزینه‌های خود را بررسی کنید و طرف مقابل را به توافق نزدیکتر سازید.

چالش‌های رایج و راه‌حل‌ها

برخی از چالش‌های رایج در فرایند مذاکره و راه‌حل‌های آن‌ها عبارتند از:

برخورد با طرفیت سخت‌گیر و غیرمنطقی

گاهی اوقات ممکن است طرف مقابل سخت‌گیر، غیرمنطقی یا حتی به شدت پایبند به مواضع خود باشد. این می‌تواند مذاکره را دشوار کند و ایجاد توافق را پیچیده‌تر نماید. برای خلاصی از این موقعیت بهتر است آرامش خود را حفظ کنید و از واکنش‌های احساسی خودداری کنید، نیازها و منافع طرف مقابل را بشناسید، از تکنیک BATNA یا دادن امتیازات تجدریجی در عوض برآورده کردن خواسته‌های خود استفاده کنید و به جای یک پیشنهاد ثابت انتخاب‌ها و گزینه‌های بیشتری به طرف مقابل خود بدهید.

مدیریت اختلافات و تنش‌ها در طول مذاکره

در طول مذاکره ممکن است اخلاف‌نظرها و تنش‌هایی به وجود آید که به رکود یا از دست رفتن فرصت‌های توافق منجر شود. برای حل این چالش همیشه سعی کنید که از درگیری‌های شخصی جلوگیری و بر مسائل تمرکز کنید، گوش دادن فعال را تمرین کنید، فضایی برای ابراز آزادانه احساسات و نگرانی‌های طرف مقابل ایجاد کنید، به او کمک کنید که به تعریفی مشترک از مشکل برسید و اگر تنش‌ها شدت گرفت پیشنهاد وقفه یا استراحت کوتاه بدهید.

یافتن نقطه تعادل بین امتیازدهی و حفظ منافع

این یکی از بزرگترین چالش‌های مذاکره است. اگر امتیاز زیادی بدهید ممکن است منافع خود را از دست بدهید و اگر امتیاز ندهید ممکن است مذاکره به بن‌بست برسد. برای رهایی از این موقعیت دشوار باید در ابتدا مرزهای خود را شناسایی و مشخص کنید، به صورت حساب شده و در عوض دریافت چیز معادل آن به طرف مقابل امتیاز بدهید، بدانید که چه زمانی باید مذاکره را ترک کنید، به جای تمرکز بر مواضع خاص بر منافع طرفین تمرکز کنید و به طور فعال به نیازهای طرف مقابل گوش دهید.

همانطور که می‌بینید یادگیری تکنیک ها مذاکره و به کار بردن آنها می‌تواند به مذاکره مطلوب ختم شود و این تأثیر مثبتی بر زندگی شخصی و حرفه‌ای فرد خواهد گذاشت. در برخی دوره‌های تخصصی مانند دوره آموزش mba نیز بر بسیاری از این تکنیک‌ها و استفاده از آن‌ها تأکید می‌شود. برای کسب این مهارت‌ها و تسلط بر آن‌ها بهتر است برای یادگیری و تمرین مسمتر آن‌ها وقت کافی بگذارید تا در آینده از نتایج آن بهره ببرید.